1. Organisateur
L’événement EXPO-LEGENDS est organisé par 2UPGRADE GAMING SRL.
2. Objet
Les présentes conditions ont pour objet de définir les modalités de participation des exposants à l’événement EXPO-LEGENDS.
3. Candidature et sélection
La participation à l’événement est soumise à une candidature préalable via le formulaire prévu à cet effet.
L’organisateur se réserve le droit d’accepter ou de refuser toute demande de participation, sans obligation de justification.
4. Attribution des emplacements
Les emplacements sont attribués par l’organisateur en fonction des disponibilités et de la cohérence de l’événement.
Aucune demande spécifique d’emplacement ne peut être garantie.
Des badges ou accès spécifiques peuvent être fournis aux exposants.
Ces accès sont strictement personnels et ne peuvent être prêtés, cédés ou utilisés par un tiers sans autorisation de l’organisateur.
La participation à l’événement ne confère aucun droit d’exclusivité. L’organisateur se réserve le droit d’accepter plusieurs exposants proposant des produits ou services similaires.
5. Tarifs et paiement
Les tarifs des stands sont communiqués lors de la validation de la participation.
La réservation est considérée comme définitive après confirmation par l’organisateur et réception du paiement.
6. Annulation
Toute annulation par un exposant, quelle qu’en soit la raison, ne donne lieu à aucun remboursement.
En cas d’annulation de l’événement par l’organisateur, les montants perçus seront remboursés.
En cas de report de l’événement, la participation reste valable pour la nouvelle date.
7. Produits, activités autorisés et obligations commerciales
Les exposants s’engagent à ne proposer à la vente que des produits conformes à la législation en vigueur.
Sont notamment interdits :
- les produits contrefaits
- les objets illégaux ou dangereux
- tout produit ne correspondant pas à la description fournie lors de la candidature
L’organisateur se réserve le droit d’exiger le retrait immédiat de tout produit non conforme.
Les exposants s’engagent à respecter l’ensemble des obligations légales applicables à leur activité, notamment en matière fiscale et commerciale.
Les prix doivent être affichés de manière claire et visible pour le public.
L’exposant est seul responsable de la gestion de ses ventes, de sa facturation et du respect de ses obligations administratives.
8. Responsabilité de l’exposant
Chaque exposant est entièrement responsable :
- de son stand
- de ses produits
- de ses équipements
- des dommages causés aux tiers
L’organisateur ne pourra être tenu responsable en cas de vol, perte ou dégradation.
9. Assurance
Il appartient à chaque exposant de souscrire une assurance couvrant sa responsabilité civile et ses biens.
10. Installation et démontage
Les exposants s’engagent à respecter les horaires d’installation et de démontage communiqués par l’organisateur.
Le matériel utilisé doit être conforme aux normes de sécurité.
Les exposants s’engagent à maintenir leur espace propre pendant toute la durée de l’événement.
Les emplacements doivent être laissés propres après l’événement.
Ils sont responsables de l’évacuation de leurs déchets et doivent respecter les consignes de tri et de propreté mises en place par l’organisateur ou le lieu.
11. Horaires et présence obligatoire
Les exposants s’engagent à maintenir leur stand ouvert et opérationnel pendant l’ensemble des horaires d’ouverture au public.
Le démontage anticipé ou la fermeture du stand avant la fin de l’événement sont interdits sans l’accord préalable de l’organisateur.
12. Sécurité
Les exposants doivent respecter les consignes de sécurité en vigueur.
Tout équipement dangereux ou non conforme pourra être interdit.
Les exposants s’engagent à respecter les règles, infrastructures et équipements du lieu accueillant l’événement, notamment SPARKOH!.
Tout dommage causé aux installations pourra être facturé à l’exposant responsable.
13. Équipements et nuisances
Les exposants s’engagent à utiliser uniquement du matériel conforme aux normes en vigueur.
Toute installation électrique doit être sécurisée et adaptée. L’utilisation d’équipements susceptibles de provoquer une surcharge électrique est interdite.
Les nuisances sonores doivent être limitées afin de ne pas perturber le bon déroulement de l’événement ou les autres exposants.
14. Restauration et foodtrucks
Les exposants proposant de la nourriture doivent respecter les normes d’hygiène et de sécurité alimentaire en vigueur.
Ils sont seuls responsables des produits vendus.
Les exposants reconnaissent que certaines zones de l’événement peuvent être soumises à des conditions extérieures (météo, température, etc.).
Aucune compensation ne pourra être demandée à ce titre.
15. Droit à l’image
L’organisateur se réserve le droit de photographier et filmer les stands et les exposants à des fins de communication.
L’organisateur se réserve le droit d’utiliser le nom, la marque, le logo et les visuels des exposants à des fins de communication et de promotion de l’événement, sur tout support.
16. Respect de l’événement
Les exposants s’engagent à respecter l’esprit de l’événement EXPO-LEGENDS.
Tout comportement nuisible à l’image ou au bon déroulement de l’événement pourra entraîner une exclusion.
17. Résiliation par l’organisateur
L’organisateur se réserve le droit de résilier la participation d’un exposant en cas de non-respect des présentes conditions, sans remboursement.
18. Mesures immédiates
En cas de non-respect des présentes conditions ou du règlement de l’événement, l’organisateur se réserve le droit de prendre toute mesure immédiate jugée nécessaire au bon déroulement de l’événement, notamment :
* exiger une mise en conformité immédiate
* suspendre temporairement l’activité de l’exposant
* procéder à la fermeture du stand
Ces mesures peuvent être appliquées sans préavis et sans indemnité ni remboursement.
19. Données personnelles
Les données collectées dans le cadre de la candidature sont traitées conformément à la politique de confidentialité.
20. Litiges
Les présentes conditions sont soumises au droit belge.
En cas de litige, seuls les tribunaux de l’arrondissement judiciaire du siège social de 2UPGRADE GAMING SRL seront compétents, sauf disposition légale impérative contraire.
21. Acceptatie
Deelname aan het evenement impliceert de onvoorwaardelijke acceptatie van deze voorwaarden.
De exposant mag zijn standplaats niet overdragen of onderverhuren zonder voorafgaande toestemming van de organisator.
